Principes Généraux : Les frais professionnels sont les dépenses que le salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle, mais qui ne peuvent être imputées sur sa rémunération et doivent être remboursées par l'employeur.
Gestion des notes de frais : Source
http://www.lecoindesentrepreneurs.fr/gestion-des-notes-de-frais/1. Introduction sur les notes de frais
Figurent dans ces notes tout les frais qui sont engagés par le chef d’entreprise ou par le salarié dans le cadre de sa mission.
Pour qu’elles soient valables, les dépenses exposées dans les notes de frais doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, pour les besoins de l’activité, et être proportionnés. De plus, elles doivent être appuyées par des justificatifs.Trois systèmes existent pour les remboursements de frais professionnels :
- le remboursement des frais réellement engagés,
- le remboursement des frais de manière forfaitaire,
- la déduction supplémentaire pour frais professionnels.
A. Principe des frais réels
Le remboursement de frais réels consistent à rembourser exactement les montants payés personnellement par le chef d’entreprise ou par le salarié et qui concernent des dépenses exposées dans le cadre de l’activité professionnelle. Par exemple, il s’agit de rembourser :
- les tickets de péage et de stationnement pour les déplacements professionnels,
- les tickets de restaurant pour les repas professionnels…
B. Principe des frais forfaitaires
Les frais forfaitaires consistent à effectuer un remboursement en se basant sur un barème forfaitaire.
C. La déduction supplémentaire pour frais
Il s’agit de la dernière méthode possible pour procéder au remboursement des frais professionnels.
Cette déduction est plafonnée à 7 600 euros par an.
2. Les règles pour les notes de frais
Il existe quelques spécificités à maîtriser lorsque l’on établit une note de frais, notamment pour les éléments suivants : dépenses de restaurant, dépenses d’hébergement, indemnités kilométriques…
A. Notes de frais : dépenses de restaurant
Pour les dépenses de restaurant qui figurent sur la note de frais, le motif de l’invitation et le nom des invités doivent être indiqués sur le justificatif.
B. Notes de frais : dépenses d’hébergement et de logement
Les dépenses d’hébergement et de logement sont remboursables par l’entreprise si l’une des deux conditions suivantes est remplie :
- le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50km minimum),
- ou lorsque son domicile est faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet au moins)
C. Les indemnités kilométriques
Le chef de l’entreprise ou le salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise peut se faire indemniser sous forme d’indemnités kilométriques.
Pour intégrer dans votre note de frais des indemnités kilométriques, vous devez signaler :
- le motif du déplacement,
- le lieu de la mission,
-le kilométrage effectué,
- la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).
Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais suivants : carburant, entretien du véhicule, dépréciation du véhicule et assurance.
Conseil : pour les déplacements sur lesquels des frais de péage doivent être payés, il est conseillé de garder les justificatifs des péages pour justifier les déplacements (ces frais peuvent d’ailleurs être ajouté sur le note de frais).
Remarque : les frais liés au trajet domicile – lieu de travail ne peuvent pas être pris en compte dans les notes de frais.
D. Autres frais
Tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise, susceptible d’être remboursé et appuyé par un justificatif, peut être intégré dans la note de frais.
E. L'employeur doit assumer le risque entrepreneurial donc il lui appartient de fournir au salarié les équipements qui lui sont nécessaire pour l'exercice de sa fonction.
Deux solutions sont envisageables ;
- SOIT l'employeur fournit le matériel et les moyens nécessaires,
- SOIT il rembourse les frais occasionnés au salarié par son activité professionnelle sur présentation de justificatif ou sous forme de forfait.
Lorsque l'employeur fournit le matériel un véhicule, un ordinateur, un téléphone, etc.... le contrat de travail précise si le salarié en a l'usage dans un cadre strictement professionnel on parlera alors par exemple d'une voiture "de service" ou s'il peut et dans quelles limites en faire usage pour ses besoins personnels . On parlera alors de voiture de fonction. Dans ce dernier cas l'équipement en question fait partie de la rémunération contractuelle du salarié et ne peut lui être retiré jusqu'au terme du contrat quel qu'en soit l'origine.
Lorsque l'employeur opte pour le remboursement des frais professionnels ceux-ci ne constituent pas un complément de salaire : Ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales.
Le remboursement peut se faire aux frais réels dont le salarié présente les justificatif mais il peut prendre la forme d'une indemnité forfaitaire / exemple :
- prime de panier ou tickets restaurant
- prime de transport
- indemnité de déplacements
- forfait déplacement ou téléphone
Source :
http://www.infoprudhommes.fr/note-juridique/46-le-remboursement-des-frais-professionnels